Gesetzlicher Zwang oder digitaler Befreiungsschlag für ihr KMU?
Die Digitalisierung des Mittelstands im DACH-Raum erhält einen gesetzlichen Impuls: Die E-Rechnungspflicht ist beschlossene Sache. Für viele Geschäftsführer, CFOs und IT-Leiter in kleinen und mittleren Unternehmen (KMU) bedeutet dies akuten Handlungsbedarf. Doch wer das Thema nicht nur als lästige Compliance-Aufgabe versteht, sollte diesen Impuls als Chance nutzen: Es ist die perfekte Gelegenheit, veraltete Prozesse auf den Prüfstand zu setzen, ggf. zu eliminieren und die Buchhaltung zu digitalisieren.
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Was fordert das Gesetz? PDF ist keine E-Rechnung
Was viele denken, aber tatsächlich falsch ist: „Wir versenden unsere Rechnungen doch schon längst digital als PDF per E-Mail.“ Genau das reicht unter den neuen gesetzlichen Vorgaben jedoch nicht mehr aus.
Eine echte elektronische Rechnung (E-Rechnung) zeichnet sich dadurch aus, dass sie in einem strukturierten, maschinenlesbaren XML-Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird. Nur so können ERP- und Buchhaltungssysteme die Daten ohne menschliches Zutun automatisiert verarbeiten. Im DACH-Raum haben sich hierfür etablierte Standards durchgesetzt:
- Deutschland: XRechnung und ZUGFeRD (eine Kombination aus visuellem PDF und eingebettetem XML)
- Österreich: ebInterface
- Schweiz: Schweizer e-Rechnungsstandards
Die 3 größten Hürden für KMU bei der Umstellung
Bei der Implementierung von Business Central bei unseren Kunden erleben wir, dass der Übergang zur E-Rechnung an drei kritischen Punkten hakt:
- „Unser Altsystem kann das nicht“: Viele ältere ERP-Systeme oder Insellösungen lassen sich nur über teure Sonderanpassungen fit für XML-Formate machen.
- „Unsere Mitarbeiter haben Vorbehalte“: Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter leben seit Jahren gewohnte Prozesse. Diese Abläufe zu verändern, erfordert viel Einfühlungsvermögen und Zeit.
- „GoBD-Konformität“: Der gesamte Prozess von Empfang, Prüfung bis zur Archivierung muss revisionssicher dokumentiert sein.
Sie möchten wissen, WIE sie Ihre Rechnungen in Business Central schneller verarbeiten können ?
In unserem Beitrag „Payables Agent: Rechnungen in Business Central schneller verarbeiten“ zeigen wir Ihnen, wie der Payables Agent arbeitet und welche Vorteile er in Business Central bietet. Jetzt lesen >
Die Lösung im Standard: Rechtssicherheit mit MS Dynamics 365 Business Central
Als moderne, cloudbasierte ERP-Plattform ist Microsoft Dynamics 365 Business Central (BC) von Haus aus auf die Anforderungen des modernen, digitalen Marktes ausgelegt. Unternehmen müssen keine teuren Drittanbieter-Tools einkaufen, da Microsoft die lokalen gesetzlichen Anforderungen der DACH-Region direkt im Standard abbildet.
Ein neues Gesetz pragmatisch und ohne Systembruch ins Unternehmen zu bringen – das ist unsere Kernkompetenz bei SOCITAS. Aus zahllosen Business Central-Projekten wissen wir: Unternehmen brauchen keine komplexen Sonderlösungen, sondern rechtssichere automatisierte Prozesse im Standard.
Michael Imig, Teamleiter bei der SOCITAS
- Automatisierter Rechnungseingang ohne Abtippen
Business Central empfängt strukturierte Formate wie XRechnung oder ZUGFeRD. Das System liest Kopfdaten, Positionsdaten und Beträge vollautomatisch aus. Ihre Mitarbeiter im Rechnungswesen müssen keine Belege mehr manuell erfassen – das System schlägt die fertige Buchung direkt vor. - Integrierte Freigabe-Workflows
Nach dem Import durchläuft die E-Rechnung einen digital definierten Genehmigungsprozess. Business Central gleicht die Rechnung automatisch mit der ursprünglichen Einkaufsbestellung und dem Wareneingang ab (3-Wege-Match). Stimmen alle Daten überein, kann die Freigabe sogar komplett automatisiert erfolgen. - Nahtlose Anbindung an DATEV & Co.
Für den reibungslosen Datenaustausch mit dem Steuerberater verfügt Business Central über zertifizierte Schnittstellen (z. B. DATEV-Standard-Schnittstellen). Daten fließen fehlerfrei und ohne Zeitverzögerung dorthin, wo sie gebraucht werden.
Die E-Rechnungspflicht wird oft als bürokratische Last gesehen. Doch bei den vielen Implementierungen, die wir mit Business Central bei unseren Kunden durchgeführt haben, sehen wir genau das Gegenteil: Es ist der perfekte Hebel, um das Chaos beim Rechnungseingang und in der Rechnungsprüfung endgültig zu beenden. Wer die Pflicht jetzt als Chance nutzt, automatisiert seine Workflows bis zur Buchung komplett – und spart ab Tag 1 spürbar Zeit und Kosten.
Michael Imig, Teamleiter bei der SOCITAS - Zukunftssicherheit durch automatische Updates
Die gesetzlichen Rahmenbedingungen ändern sich kontinuierlich. Da Business Central als Cloud-Lösung (SaaS) betrieben wird, spielt Microsoft steuerliche und rechtliche Anpassungen automatisch im Hintergrund ein. Ihr ERP-System bleibt ohne teure Migrationsprojekte immer auf dem neuesten rechtlichen Stand.
Einführung der E-Rechnungspflicht als Beschleuniger für die digitale Transformation.
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