Austrian Standards International
Neuer Partner, neues Glück
Upgrade und Prozessoptimierung
Schlechte Betreuung und nachlassende Termintreue. Gute Gründe, den NAV-Partner zu wechseln. Und genau die Gründe, weshalb Austrian Standards 2016 nach langjähriger Zusammenarbeit einen neuen Partner gesucht hat und schließlich mit uns fündig wurde.
Gegründet 1920 als Österreichischer Normenausschuss ist Austrian Standards International die österreichische Organisation für Standardisierung und Innovation. Seit über 100 Jahren ermöglicht das Unternehmen den transparenten und offenen Prozess zur Entwicklung von Standards. In einem Netzwerk aus europäischen und internationalen Standardisierungspartnern werden derzeit über 4.450 Experten und Expertinnen aus Wirtschaft, Forschung, Verwaltung und NGOs zusammengebracht.
Nicht nur Austrian Standards International selbst ist unser Kunde. Auch die 2008 gegründete Austrian Standards Plus GmbH vertraut auf unsere Beratung und unsere Expertise. Das Unternehmen bringt das Know-how aus Standards aus der ganzen Welt zusammen und macht sie u.a. mithilfe von Weiterbildungsformaten,
Online-Tools und Zertifizierungsmodellen leichter zugänglich.
Nach dem Partnerwechsel Ende 2016 ist viel passiert: Die IT-Systemstruktur wurde neu aufgestellt, Prozesse und Datenstämme aufgeräumt und optimiert sowie das lang geplante Upgrade auf Microsoft Dynamics NAV 2018 durchgeführt. Mit dem Go-Live des neuen Systems am 1. Januar 2018 endete unsere Partnerschaft mit Austrian Standards allerdings nicht – da ging es erst richtig los.
Austrian Standards
Projektdaten
Gegründet 1920 als Österreichischer Normenausschuss ist Austrian Standards International die österreichische Organisation für Standardisierung und Innovation. Seit über 100 Jahren ermöglicht das Unternehmen den transparenten und offenen Prozess zur Entwicklung von Standards.
Thema
Produktlösung
Branche
Unternehmensgröße
Ziel
Die IT-Systemstruktur sollte neu aufgestellt werden. So 2016 die Anforderung der IT-Abteilung von Austrian Standards. Die alte Struktur war aufgeblasen und durch zahlreiche Schnittstellen vergleichbar mit einem großen Flickenteppich, der endlos zusammengestückelt wurde. Zusätzlich war das Upgrade von Navision auf Microsoft Dynamics NAV 2018 geplant. Mit dem österreichischen Partner, der Austrian Standards lange Jahre betreut hatte, war man aber mehr und mehr unzufrieden. Die Betreuung wurde immer schlechter, die Termintreue hat nachgelassen. Es musste also erst ein neuer zuverlässiger Partner gefunden werden, mit dem man das Upgrade sowie weitere Projekte angehen wollte.
Letztlich konnten wir überzeugen. Nicht nur das Preis-Leistungs-Verhältnis stimmte, sondern auch das Gefühl. Wir nahmen (und nehmen) Austrian Standards als wichtigen Kunden wahr, konzentrierten uns auf deren Bedürfnisse und gingen die Themen mit der richtigen Fokussierung an. So traute man uns von Anfang an zu, dass besser zu machen, was bei dem vorherigen Partner zum Ende hin als Nachteil empfunden wurde. Wir gewannen unseren ersten Kunden in Österreich: Austrian Standards.
Das Projekt mit Austrian Standards ist für uns eins der Beispiele für ein echtes Digitalisierungsprojekt. Gemeinsam haben wir auf dem Weg von Papier hin zu digitalen Prozessen viel bewegt.
MICHAEL PREIß
Geschäftsführer | SOCITAS GmbH & Co. KG
Lösung
Von den Vorteilen eines ERP System mussten wir Austrian Standards nicht mehr überzeugen, denn sie hatten bereits Navision im Einsatz. Mit dem Upgrade auf Microsoft Dynamics NAV 2018 gingen wir gemeinsam den nächsten logischen Schritt. Das einzig eingesetzte Modul blieb das Finanzmodul, mit dem sich Buchhaltungsprozesse innerhalb des optimieren und die Finanzen des Unternehmens kontrollieren lassen. Sämtliche Daten aus dem Altsystem wurden übernommen.
Zeitgleich wurden nicht nur die Geschäftsprozesse analysiert, neu eingeführt und optimiert. Auch das System wurde optimiert, die Datenstämme aufgeräumt. Die Nummernkreise wurden von acht auf fünf Stellen gekürzt sowie die Anzahl der Kostenstellen reduziert, vereinfacht und vereinheitlicht. Die weiterhin notwendigen Schnittstellen zu anderen Programmen und Systemen im Haus wurden angebunden. Schließlich erfolgte die Umstellung auf das neue System planmäßig zum 1. Januar 2018.
Während der Prozessoptimierung wurden 180 Schnittstellen abgeschafft.
Durch die Optimierung der Datensätze konnten die Debitoren von 120.000 auf 12.000 reduziert werden.
Herausforderung
Relativ klein, aber divers und mit zahlreichen Schnittstellen. So kann man Austrian Standards hinsichtlich des Projekts beschreiben. Für die einen ein Grund, dem Kunden nicht so viel Aufmerksamkeit zukommen zu lassen. Für uns eine Herausforderung, die wir gerne angenommen haben. Denn egal, ob groß oder klein – wir widmen jedem Kunden gleich viel Zeit und stellen uns den branchenspezifischen Herausforderungen.
Dafür arbeiten wir auch mit unseren Partnern zusammen, die uns mit ihrer Expertise und ihrem Know-how unterstützen. Anforderung war die Anbindung verschiedener Systeme, wie bspw. der Microsoft CRM-Software mithilfe Microsoft Azure Service Bus. Wir fanden einen Partner, mit dem wir nicht nur in diesem, sondern bis heute bereits in zahlreichen weiteren Projekten erfolgreich zusammenarbeiteten.
Während einer so langen Projektlaufzeit, kommt es natürlich auch mal zu kleineren Hürden und Konflikten. Auf Kundenseite verlassen Mitarbeiter das Unternehmen, Fachleute sind unterschiedlicher Meinung. Durch unsere transparente, direkte und offene Kommunikation auf Augenhöhe gelingt es uns in Zusammenarbeit mit dem
Kunden immer schnell, Missverständnisse zu klären und das Projektziel dabei niemals zu vernachlässigen.
Auch intern gab es bei Austrian Standards nicht nur Zustimmung. Im Gegenteil. Die Akzeptanz gegenüber dem neuen System war nicht gleich da. Und mit den Prozessen mussten sich auch Gewohnheiten verändern. Und immer dann muss seitens der Führungskraft bzw. des Entscheiders mit viel Fingerspitzengefühl die Notwendigkeit erklärt werden, um Unsicherheiten zu beseitigen. Eine Problematik, die zwar eher auf die Neuerungen im System zurückzuführen sind, dennoch unterstützen wir als Partner gerne. Und ein Prozess, der so schnell nicht endet. Unsere Erfahrung zeigt, dass diese Thematik ganz typisch ist für solche Projekte, die viele Veränderungen mit sich bringen. Deshalb haben wir Methoden entwickelt, mit denen wir unseren Kunden während des gesamten Prozesses optimal zur Seite stehen.
Mit der Digitalisierung des Eingangsrechnungsworkflows hat sich die Genehmigungsdauer von 6,1 auf durchschnittlich 1,73 Tage reduziert.
60 % der Genehmigungseinträge
erfolgen innerhalb von 24 Stunden.
Exkurs: Document Capture
Vorher: Zettelwirtschaft. Jetzt: Digital. Im Jahr 2018 wurde ein neues Zeitalter der Datenverarbeitung bei Austrian Standards eingeläutet: Zuvor wurden Rechnungen oder entsprechende Belege zeitintensiv und aufwendig in Papierform bearbeitet und händisch von
Mitarbeiter zu Mitarbeiter gebracht. Mit Einführung der End-to-End-Lösung Document Capture haben wir den Eingangsrechnungsworkflow digitalisiert. Das Add-on ermöglicht das Scannen sowie die Registrierung, Analyse und Archivierung aller Ein- und Ausgangsrechnungen inklusive der damit im Zusammenhang stehenden Belege. Maßgeblich für die Entscheidung zur Einführung von Document Capture war die Vereinfachung des Prozesses und die einhergehende Zeitersparnis für alle Beteiligten. So konnte der Genehmigungsprozess um durchschnittlich fast 4,5 Tage reduziert werden. Auf Wunsch von Austrian Standards wird zudem dokumentiert, welcher Mitarbeiter zu welchem Zeitpunkt mit der Genehmigung einer Einkaufrechnung beauftragt und wann das Genehmigungsverfahren abgeschlossen wird. Inzwischen erfolgen 60 % aller Genehmigungseinträge
innerhalb von 24 Stunden.
Vor der Einführung von Document Capture schulten wir das Team der Finanzbuchhaltung, um einen
souveränen Arbeitsablauf zu gewährleisten. Zudem dokumentierten wir sämtliche kundenspezifischen Anpassungen in zwei Handbüchern. Dies hat sich für die Zusammenarbeit mit Austrian Standards bewährt, da sie den Abstimmungsprozess während des Projekts
sowie die Endnutzer zu Beginn bei ihrer täglichen Arbeit gleichermaßen unterstützten.
Nutzen
Wir können sagen, dass die Partnerschaft mit Austrian Standards eine Win-Win-Situation ist. „Für uns war es der Türöffner in den österreichischen Markt und enorm wichtig für die spätere Firmengründung,“ so blickt Ernst Dennstedt, ehemaliger Geschäftsführer der SOCITAS GmbH, auf die Anfänge des Projekts zurück. Und Austrian Standards fand mit uns den Partner, der den Ansprüchen wieder gerecht wurde. Bis heute sind sie mit dem Partnerwechsel sehr zufrieden, fühlen sich weiterhin sehr gut betreut und sind beeindruckt, weil wir immer Lösungen parat haben und in der Lage sind, Beispiele anhand der Projekte mit anderen Kunden zu zeigen.
Während der gesamten Partnerschaft sind wir mit unserem Kunden im stetigen Dialog, entwickeln das System kontinuierlich weiter und arbeiten gemeinsam an neuen Ideen. So werden wir im Jahr 2022 die Dokumentenverwaltung durch einen automatisierten Bestellvorgang ablösen.
Sie haben Fragen? Wir freuen uns auf Ihre Anfrage.
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