Kubivent Sitz- und Liegepolster GmbH
Upgrade erfolgreich abgeschlossen
20 Jahre altes ERP-System endgültig Geschichte
„Never touch a running system“ – oder doch? Noch immer ist die Annahme weit verbreitet, dass ein Upgrade einer alten NAV-Version nicht möglich oder mindestens nicht zu empfehlen ist. Häufige Bedenken: Das Upgrade stört den Betriebsablauf und bringt enorme Kosten mit sich. Welche Vorteile ein Unternehmen allerdings daraus ziehen kann, zeigt die Erfolgsgeschichte der KUBIVENT Sitz- und Liegepolster GmbH mit dem Upgrade ihres 20 Jahre alten ERP Systems.
Die KUBIVENT Sitz- und Liegepolster GmbH (nachfolgend KUBIVENT) mit Sitz in Urbach, nahe Stuttgart, ist einer der führenden Anbieter im Bereich Schaumstoff im Sanitätshaus. Begonnen hat es mit der Erfindung der ersten Anti-Decubitus-Matratze im Jahr 1958. Bis heute sind diese speziellen Matratzen das Kernprodukt des inhabergeführten Unternehmens. Im Laufe der Jahre kamen dann weitere Anti-Decubitus-Produkte dazu, die heute das umfangreiche Produktportfolio abrunden.
Als sich KUBIVENT auf die Suche nach einem neuen Microsoft Partner machte, war die eigentliche Mission aber eine ganz andere: Es galt jemanden zu finden, der zum einen das nötige Know-how und zum anderen auch die Bereitschaft mitbrachte, das aktuell genutzte und stark veraltete ERP System auf den aktuellen Stand anzuheben. Doch waren sie nicht nur zwei oder drei Versionen im Rückstand. Mit Navision Financials 2.60 hatten sie ein 20 Jahre altes System im Einsatz und etliche Systemupgrades ausgelassen.
KUBIVENT Sitz- und Liegepolster GmbH
Projektdaten
Die KUBIVENT Sitz- und Liegepolster GmbH (nachfolgend KUBIVENT) mit Sitz in Urbach, nahe Stuttgart, ist einer der führenden Anbieter im Bereich Schaumstoff im Sanitätshaus.
Thema
Produktlösung
Branche
Unternehmensgröße
Ziel
Bereits ohne Partner an ihrer Seite, der sie und das System betreute, machte sich KUBIVENT auf die Suche. Nach einem Partner, der an einer langfristigen Zusammenarbeit von mindesten zehn Jahren interessiert ist. Und nach jemandem, dem die Kommunikation untereinander genauso wichtig ist. Auch wollte man mit dem neuen Partner gemeinsam wachsen können. Nach einiger Zeit und erst durch die Empfehlung eines Partnerunternehmens, welches selbst langjähriger und zufriedener Kunde der SOCITAS GmbH & Co. KG ist, wurden sie auf den IT-Dienstleister nahe Bonn aufmerksam.
Trotz anfänglicher Skepsis aufgrund der räumlichen Entfernung, war man bereits nach dem ersten Gespräch überzeugt. „Uns wurden Visionen aufgezeigt und dargelegt, was mit unserem Budget erreichbar ist. Das hat überzeugt“, erinnert sich Jürgen Hartmann, Leiter der IT-Abteilung bei KUBIVENT. Intern mussten sie sich allerdings noch einige Zeit auf die Umstellung vorbereiten. Zu groß waren die Bedenken und der Respekt vor diesem großen Projekt. Dann aber entschied man sich, die Zweifel hintenanzustellen und das Vorhaben so schnell wie möglich durchzuziehen. „Berücksichtigt man immer alle Zweifel, kommt man schließlich nie weiter“, war damals die Devise von Jürgen Hartmann.
Die SOCITAS ist groß genug, um große Projekte zu stemmen und klein genug, flexibel reagieren zu können.
JÜRGEN HARTMANN
Leiter IT | KUBIVENT Sitz- und Liegepolster GmbH
Lösung
Dass ein Upgrade einer so alten Version auf den aktuellen Stand nicht einfach ist, stimmt. Dass es unmöglich ist aber, stimmt nicht. Vielleicht braucht es auch etwas Mut, was man aber auf jeden Fall benötigt, ist die fachliche Expertise und einen Plan, wie man das Ganze angeht. Bei KUBIVENT bestand das Upgrade letztlich aus vier Teilschritten, mit denen man sich Schritt für Schritt der aktuellen Version näherte. „Dass ein Upgrade einer so alten Version durchgeführt wird, ist eher selten. Für mich war das wirklich einmalig“, blickt Andreas Kretschmer, Entwickler bei der SOCITAS, auf das Projekt zurück. Möglich sei dies nur gewesen, weil die SOCITAS mit ihrem Projektteam überragend viel Manpower mit entsprechender Projekt und Systemerfahrung zur Verfügung stellte, so Hartmann.
Aber nicht allein das Upgrade war besonders und spannend an diesem Projekt. Hinzu kam die Anforderung, sämtliche historischen Daten mitzunehmen. So wurden Datensätze aus 25 Jahren Nutzung des ERP-Systems und damit eine riesige Datenbank mitgenommen. Außerdem wurden die Lagerbestände überarbeitet und aktualisiert sowie Einstandspreise eingeführt. Dabei blieb man so nah wie möglich am Standard und behielt die Prozesse weitestgehend bei. Jürgen Hartmann definiert das Alleinstellungsmerkmal der SOCITAS wie folgt: „Die SOCITAS ist groß genug, um große Projekte zu stemmen und klein genug, flexibel reagieren zu können. Sie sind für ihre Kunden immer erreichbar und arbeiten über das normale Pensum hinaus, um den größtmöglichen Nutzen für den Kunden herauszuholen“.
Nach dem Go-Live im Mai 2020 folgten einige kleinere Anpassungen. Es galt das System kontinuierlich weiterzuentwickeln und zu erweitern, Prozesse an die Unternehmensentwicklung anzupassen und den Umgang mit dem System für die User so einfach wie möglich zu gestalten. In der Produktion wurde die mobile Datenerfassung inklusive Handscanner eingeführt, ein neuer Prozess für Fertigungsaufträge etabliert. „Bei all den neuen Anforderungen und Entwicklungen steht uns das Team der SOCITAS bis heute mit ihrer Expertise beratend zur Seite – und dass nicht nur das ERP System betreff end, sondern im gesamten IT-Bereich,“ lobt Hartmann.
Herausforderungen
Der Mensch ist ein Gewohnheitstier. Immer dann, wenn sich Gewohnheiten ändern, stehen wir vor einer Herausforderung. Dann heißt es im ersten Schritt, sich auf die Veränderungen einzulassen und bereit zu sein, für Neues. Das Upgrade von Navision Financials 2.60 auf die damals aktuelle Version bedeutete nicht nur für das Unternehmen KUBIVENT selbst eine große Veränderung. Am meisten stellte es dessen Mitarbeiter, die tatsächlichen User, vor eine große Herausforderung. Es bedeutete einen großen Schritt raus aus der excelbasierten Umgebung hin zu einem neuen und modernen ERP System. Die Mitarbeiter davon zu überzeugen und die Notwendigkeit dieses Schrittes plausibel darzulegen war die Aufgabe des Projektteams auf Kundenseite mit Unterstützung des neuen Partners.
Sich auf Neuerungen einzulassen ist das eine, Neuerungen zu nutzen und verbesserte Prozesse zu leben, das andere. Dazwischen liegt häufig noch ein langer Weg. Abläufe, für die es im alten System nur einen komplizierten, langwierigen und nicht allzu praktikablen Weg gab, wurden im neuen System neu gedacht und abgebildet. Doch damit sich der Nutzen auch zu 100 % realisieren lässt, müssen diese neuen Prozesse gelernt und so effektiv wie möglich angewendet werden.
Ein Beispiel ist hier die Integration von Microsoft Power BI, als Business Intelligence Lösung und Business Central im Bereich der Anbindung der Außendienstmitarbeiter. Der Nutzen ist groß. Heute sind die Mitarbeiter im Außendienst nicht mehr darauf angewiesen, die Berichte und Auswertungen von Dritten mithilfe von Excel erstellen zu lassen. Stattdessen können sie diese jetzt schnell und einfach auch von unterwegs aus abrufen. So die Theorie. Denn aus Entwicklersicht ist das Thema zwar abgeschlossen, PowerBI ist eingerichtet. Aber die aktive Nutzung durch die Mitarbeiter von KUBIVENT fehlt. Der Umgang mit dem neuen Tool muss gelernt, der Mehrwert der neuen Prozesse und Abläufe erkannt werden. Und schließlich gilt es diese im täglichen Arbeiten anzuwenden, sodass es dann möglichst bald zur neuen Routine wird. Diesen Weg wird KUBIVENT gemeinsam mit der SOCITAS gehen, die ihren Kunden dabei tatkräftig unterstützt.
Exkurs: Chargenverfolgung und UDI
Am 26. Mai 2021 ist die MDR2017/745 in Kraft getreten und löste damit die auf Bundesebene gültige Medizinprodukteverordnung endgültig ab. Die Medical
Device Regulation (MDR) verfolgt nun auf europäischer Ebene das Ziel, die Sicherheit und Bereitstellung von Medizinprodukten am Markt zu verbessern. Konkret
bedeutete das, Neuerungen und Umstellungen für alle Hersteller medizinischer Produkte.
Für KUBIVENT ist vor allem Art. 25 Abs. 1 relevant, der die eindeutige Identifizierung von Produkten innerhalb der Lieferkette fordert. Mit der Anforderung, die Rückverfolgbarkeit der Produkte zu gewährleisten, gingen neue Anforderungen an die Produktkennzeichnung und -registrierung einher. So muss jedes medizinische
Produkt mit einer eindeutigen Produktidentifizierungsnummer (UDI) gekennzeichnet werden.
Für die meisten Produkte gab es bei KUBIVENT bereits Seriennummern im alten System. Dieser IST-Zustand wurde mit dem Upgrade zunächst mitgenommen, bis
dann im ersten Quartal 2021 die Chargenverwaltung aktiviert wurde. Hier sind die Seriennummern bereits integriert, die heute jedem Produkt automatisch zugeordnet
werden. Außerdem wurden in enger Zusammenarbeit zwischen KUBIVENT und SOCITAS der Richtlinie entsprechende UDI-Etiketten entworfen und eingerichtet.
Ausblick
Bei einem Upgrade dieser Größenordnung erhält man nicht nur ein paar Anpassungen und neue Funktionen innerhalb des Systems. KUBIVENT hat vielmehr ein nahezu komplett neues ERP System erhalten. Und damit eine neue Vorstellung davon, was alles möglich ist. „Wir stehen heute am selben Punkt, wie zu Beginn des Projekts. Nicht, weil sich nichts getan hat. Durch den gemeinsamen Weg und das bisher Erreichte, hat sich aber unser Ziel verändert“, erklärt Jürgen Hartmann, „Jetzt wollen wir nicht mehr nur zum Mond. Jetzt wollen wir zum Mars“.
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