Austrian Standards International
New partner, new luck
Upgrade and process optimization
Poor support and decreasing adherence to deadlines. Good reasons to change your NAV partner. And precisely the reasons why Austrian Standards was looking for a new partner in 2016 after many years of cooperation and finally found one in us.
Founded in 1920 as the Austrian Standards Committee, Austrian Standards International is the Austrian organization for standardization and innovation. For over 100 years, the company has facilitated a transparent and open process for the development of standards. A network of European and international standardization partners currently brings together over 4,450 experts from business, research, administration and NGOs.
Not only Austrian Standards International itself is our customer. Austrian Standards Plus GmbH, founded in 2008, also relies on our advice and expertise. The company brings together know-how from standards from all over the world and makes it more accessible with the help of training formats, online tools and certification models, among other things.
A lot has happened since the change of partner at the end of 2016: The IT system structure was reorganized, processes and data masters were cleaned up and optimized and the long-planned upgrade to Microsoft Dynamics NAV 2018 was carried out. However, our partnership with Austrian Standards did not end with the go-live of the new system on January 1, 2018 - that's when things really got going.
Austrian Standards
Project dates
Founded in 1920 as the Austrian Standards Committee, Austrian Standards International is the Austrian organization for standardization and innovation. For over 100 years, the company has facilitated a transparent and open process for the development of standards.
Theme
Product Solution
Branch
Company size
Target
Die IT-Systemstruktur sollte neu aufgestellt werden. So 2016 die Anforderung der IT-Abteilung von Austrian Standards. Die alte Struktur war aufgeblasen und durch zahlreiche Schnittstellen vergleichbar mit einem großen Flickenteppich, der endlos zusammengestückelt wurde. Zusätzlich war das Upgrade von Navision auf Microsoft Dynamics NAV 2018 geplant. Mit dem österreichischen Partner, der Austrian Standards lange Jahre betreut hatte, war man aber mehr und mehr unzufrieden. Die Betreuung wurde immer schlechter, die Termintreue hat nachgelassen. Es musste also erst ein neuer zuverlässiger Partner gefunden werden, mit dem man das Upgrade sowie weitere Projekte angehen wollte.
In the end, we were convinced. Not only was the price-performance ratio right, but also the feeling. We perceived (and still perceive) Austrian Standards as an important customer, focussed on their needs and approached the issues with the right focus. As a result, we were trusted from the outset to do a better job, which was perceived as a disadvantage by the previous partner towards the end. We won our first customer in Austria: Austrian Standards.
For us, the project with Austrian Standards is one of the examples of a genuine digitalisation project. Together, we have achieved a lot on the path from paper to digital processes.
MICHAEL PREIß
CEO | SOCITAS GmbH & Co. KG
Solution
We no longer had to convince Austrian Standards of the benefits of an ERP system, as they were already using Navision. With the upgrade to Microsoft Dynamics NAV 2018, we took the next logical step together. The only module that remained in use was the finance module, which allows accounting processes within the company to be optimised and the company's finances to be controlled. All data from the old system was transferred.
At the same time, not only were the business processes analysed, newly introduced and optimised. The system was also optimised and the data masters tidied up. The number ranges were shortened from eight to five digits and the number of cost centres was reduced, simplified and standardised. The necessary interfaces to other programmes and systems in the company were connected. Finally, the changeover to the new system took place as planned on 1 January 2018.
During the process optimisation, 180 interfaces were eliminated.
By optimising the data records, the number of debtors was reduced from 120,000 to 12,000.
Challenge
Relatively small, but diverse and with numerous interfaces. This is how Austrian Standards can be described with regard to the project. For some, this is a reason not to pay so much attention to the customer. For us, it was a challenge that we gladly accepted. Because whether large or small - we devote the same amount of time to every customer and rise to the industry-specific challenges.
We also work together with our partners, who support us with their expertise and know-how. The requirement was to connect various systems, such as the Microsoft CRM software using Microsoft Azure Service Bus. We found a partner with whom we have worked successfully not only on this project, but also on numerous other projects to date.
Während einer so langen Projektlaufzeit, kommt es natürlich auch mal zu kleineren Hürden und Konflikten. Auf Kundenseite verlassen Mitarbeiter das Unternehmen, Fachleute sind unterschiedlicher Meinung. Durch unsere transparente, direkte und offene Kommunikation auf Augenhöhe gelingt es uns in Zusammenarbeit mit dem
Kunden immer schnell, Missverständnisse zu klären und das Projektziel dabei niemals zu vernachlässigen.
Auch intern gab es bei Austrian Standards nicht nur Zustimmung. Im Gegenteil. Die Akzeptanz gegenüber dem neuen System war nicht gleich da. Und mit den Prozessen mussten sich auch Gewohnheiten verändern. Und immer dann muss seitens der Führungskraft bzw. des Entscheiders mit viel Fingerspitzengefühl die Notwendigkeit erklärt werden, um Unsicherheiten zu beseitigen. Eine Problematik, die zwar eher auf die Neuerungen im System zurückzuführen sind, dennoch unterstützen wir als Partner gerne. Und ein Prozess, der so schnell nicht endet. Unsere Erfahrung zeigt, dass diese Thematik ganz typisch ist für solche Projekte, die viele Veränderungen mit sich bringen. Deshalb haben wir Methoden entwickelt, mit denen wir unseren Kunden während des gesamten Prozesses optimal zur Seite stehen.
Mit der Digitalisierung des Eingangsrechnungsworkflows hat sich die Genehmigungsdauer von 6,1 auf durchschnittlich 1,73 Tage reduziert.
60 % der Genehmigungseinträge
erfolgen innerhalb von 24 Stunden.
Digression: Document Capture
Vorher: Zettelwirtschaft. Jetzt: Digital. Im Jahr 2018 wurde ein neues Zeitalter der Datenverarbeitung bei Austrian Standards eingeläutet: Zuvor wurden Rechnungen oder entsprechende Belege zeitintensiv und aufwendig in Papierform bearbeitet und händisch von
Mitarbeiter zu Mitarbeiter gebracht. Mit Einführung der End-to-End-Lösung Document Capture haben wir den Eingangsrechnungsworkflow digitalisiert. Das Add-on ermöglicht das Scannen sowie die Registrierung, Analyse und Archivierung aller Ein- und Ausgangsrechnungen inklusive der damit im Zusammenhang stehenden Belege. Maßgeblich für die Entscheidung zur Einführung von Document Capture war die Vereinfachung des Prozesses und die einhergehende Zeitersparnis für alle Beteiligten. So konnte der Genehmigungsprozess um durchschnittlich fast 4,5 Tage reduziert werden. Auf Wunsch von Austrian Standards wird zudem dokumentiert, welcher Mitarbeiter zu welchem Zeitpunkt mit der Genehmigung einer Einkaufrechnung beauftragt und wann das Genehmigungsverfahren abgeschlossen wird. Inzwischen erfolgen 60 % aller Genehmigungseinträge
innerhalb von 24 Stunden.
Vor der Einführung von Document Capture schulten wir das Team der Finanzbuchhaltung, um einen
souveränen Arbeitsablauf zu gewährleisten. Zudem dokumentierten wir sämtliche kundenspezifischen Anpassungen in zwei Handbüchern. Dies hat sich für die Zusammenarbeit mit Austrian Standards bewährt, da sie den Abstimmungsprozess während des Projekts
sowie die Endnutzer zu Beginn bei ihrer täglichen Arbeit gleichermaßen unterstützten.
Benefit
Wir können sagen, dass die Partnerschaft mit Austrian Standards eine Win-Win-Situation ist. „Für uns war es der Türöffner in den österreichischen Markt und enorm wichtig für die spätere Firmengründung,“ so blickt Ernst Dennstedt, ehemaliger Geschäftsführer der SOCITAS GmbH, auf die Anfänge des Projekts zurück. Und Austrian Standards fand mit uns den Partner, der den Ansprüchen wieder gerecht wurde. Bis heute sind sie mit dem Partnerwechsel sehr zufrieden, fühlen sich weiterhin sehr gut betreut und sind beeindruckt, weil wir immer Lösungen parat haben und in der Lage sind, Beispiele anhand der Projekte mit anderen Kunden zu zeigen.
Throughout the partnership, we are in constant dialog with our customer, continuously developing the system and working together on new ideas. In 2022, for example, we will replace document management with an automated ordering process.
Do you have any questions? We look forward to hearing from you.
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